E-arve saatmine: mis on e-arve ja kuidas seda teha?

Mis on e-arve

E-arve saatmine algab arusaamast, et e-arve ei ole PDF. E-arve on struktureeritud andmete hulk: arve number, kuupäev, pooled registrikoodidega, read, summad, käibemaks ja viited. Kui need andmed on masinloetavad, saab vastuvõtja tarkvara need otse raamatupidamisse kanda ja inimene kontrollib, mitte ei sisesta.

Vahe on rahas, mida ei ole arvel näha. PDF-arvetöötlus tähendab lugemist, trükkimist ja kontrollimist, mis võtab neli kuni kuus minutit arve kohta. E-arve puhul jääb järgi kontroll. Kui ettevõte saab kuus 150 arvet, on see kümme kuni viisteist tundi kuus.

Kuidas e-arve saatmine käib

1. Arve koostatakse raamatupidamistarkvaras

   Kõik väljad tulevad süsteemist: pooled, summad, maksukoodid. Käsitsi koostatud e-arve kaotab suurema osa kasust.

2. Operaator toimetab selle edasi

   Operaator hoiab ühendusi vastuvõtjate tarkvaraga. Kui vastuvõtja kasutab sama operaatorit, jõuab arve kohale ilma eraldi kokkuleppeta.

3. Vastuvõtja süsteem kannab andmed

   Vastuvõtja näeb arvet oma tarkvaras ja kinnitab selle. Kui formaat või viide ei klapi, tekib viga, mis tuleb lahendada inimestel.

4. Kinnitus ja arhiveerimine

   E-arve ei kao, vaid jääb saatja ja vastuvõtja süsteemi. Mõlemal peab olema võimalus hiljem tõendada, millised andmed saadeti.

Avalikule sektorile saatmine

Kui klient on riigiasutus või kohalik omavalitsus, on lihtsaim tee e-arveldaja, mille RIK on avanud äri- ja mittetulundusühingutele, sihtasutustele ning füüsilisest isikust ettevõtjatele. RIK kirjeldab, et keskkond on liidestunud Eestis tegutsevate operaatoritega ja avalikule sektorile saab arveid saata tasuta, piiramatus koguses ja tähtajatult, kui keskkonnas ei tehta muid kandeid. Leping tuleb sõlmida samas keskkonnas ja seda saavad teha juhatuse liikmed ning füüsilisest isikust ettevõtjad.

Sama keskkond pakub ka operaatori teenust, kui arveid tuleb saata ka erasektorile. See on eraldi teenus ja eraldi tingimustega, mistõttu tasub enne lugeda, mida see katab.

Näide Eesti ettevõttest

Koolitusteenust pakkuv väikeettevõte saab tellimusi riigiasutustelt ja eraettevõtetelt. Arved koostatakse teenusepakkuja tarkvaras ja saadetakse praegu PDF-ina e-postiga, kaks inimest sisestavad laekumisi käsitsi.

Muudatus on kahes etapis. Esimeses etapis minnakse avaliku sektori arvetega e-arveldajale: see on tasuta ja katab suurema osa mahust. Teises etapis lisandub operaator eraettevõtete jaoks, kui mahud kasvavad. Just sellises järjekorras tasub liikuda, sest esimene etapp annab tulemuse ilma lepinguläbirääkimisteta.

Kui arved liiguvad e-arvetena, muutub ka maksude pool lihtsamaks: käibedeklaratsiooni esitamine otse tarkvarast on kirjeldatud mõistes KMD. Raamatupidamise poolel on taust artiklis raamatupidamise automatiseerimine.

Millal e-arve ei anna kasu

• Kolm arvet kuus. Käsitsi sisestamine on odavam kui lepingud ja liidestused.
• Vastuvõtja ei ole liidestatud. Kui klient saab arved ainult e-postiga ja raamatupidaja trükib need välja, kaob võit ära.
• Arved koostatakse tabelis. Kui arve sünnib Excelis, tuleb enne e-arvet korrastada arvete koostamine ise.
• Andmed on puudu. Ilma kliendi registrikoodi ja viitenumbrite korrastamiseta tekitab e-arve rohkem vigu kui PDF, sest viga jõuab süsteemi automaatselt.

Töömaht

Minu hinnang: e-arvele üleminek on nädala töö, kui raamatupidamistarkvara toetab formaati ja kliendid on korras. Suurem osa ajast kulub kontaktide andmete korrastamisele ja sellele, et keegi vastutaks vigaste arvete eest, mida operaator tagasi lükkab.

Kui e-arveid on vaja programmiliselt saata, on see arendus: liides, tunnused ja veakäsitlus. Selle mahu ja piirangute kohta on artikkel e-arveldaja liidestamine. Kui vajad selle arendust, vaata tarkvaraarenduse lehte.