Mis on automatiseerimine?

Automatiseerimine lühidalt

Mis on automatiseerimine? See on korduva töö viimine süsteemi kanda nii, et inimene ei pea seda iga kord uuesti tegema. Vormist saab andmebaasikirje, arvest saab kanne raamatupidamisse, kande põhjal saab deklaratsioon maksuametisse. Iga samm, mis varem nõudis faili avamist ja kopeerimist, on automatiseerimise kandidaat.

Mõiste on laiem kui robootika. Kolm taset, mida tasub eristada, sest nende hind ja vastupidavus erinevad kümnekordselt:

1. Reegel süsteemi sees

   Tellimuse staatus muutub, kui makse laekub. Kõige odavam ja vastupidavam tase, sest loogika elab ühes kohas.

2. Liides süsteemide vahel

   Kaks tarkvara vahetavad andmeid API kaudu. Nõuab mõlema poole valmisolekut, aga töötab ka siis, kui kasutajaliides muutub.

3. Robot, mis jäljendab inimest

   Programm klikib samu nuppe, mida inimene klikiks. Sobib ainsa võimalusena vana tarkvara puhul, aga läheb katki iga kujundusmuudatusega.

Microsoft kirjeldab sama mõtet oma Power Automate'i juhendis: voog käivitub sündmusest ja teeb toimingud sinu eest. Oluline on, et sündmus ja tingimus on kirjas, mitte inimese mälus.

Näide Eesti ettevõttest

Ehitusettevõtte raamatupidaja sisestab iga kuu 120 hankija arvet käsitsi. Iga arve kohta kulub keskmiselt neli minutit: faili avamine, summade trükkimine, kontole panemine, kinnitus.

Automatiseerimine jaguneb siin kaheks. Arve vastuvõtt on juba praegu liidestatav: e-arve liigub operaatori kaudu otse raamatupidamistarkvarasse ja inimene kontrollib, mitte ei sisesta. See, mis jääb üle, on paberil või PDF-is saabunud arved, mille lugemiseks on vaja masinlugemist ja seejärel inimese kinnitust.

Maksude pool on juba automatiseeritud ja seda tasub kasutada. EMTA kirjeldab, kuidas käibedeklaratsiooni saab esitada otse raamatupidamistarkvarast X-tee kaudu, ilma et keegi peaks e-MTAs andmeid üle trükkima. Kui see võimalus on olemas ja kasutamata, on see kõige odavam automatiseerimine, mis ettevõttel tegemata.

Millal automatiseerimine ei tasu

• Töö on haruldane. Kui sama tööd tehakse neli korda aastas, on neli minutit kord odavam kui projekt.
• Reeglid muutuvad pidevalt. Automatiseerimine eeldab, et „õige“ on kokku lepitud. Kui iga kord otsustab inimene erinevalt, ei ole mida kirja panna.
• Protsess on ise katki. Automatiseeritud segadus on kiirem segadus. Enne koodi tuleb töövoog läbi käia ja rumalad sammud välja visata.
• Keegi ei vastuta tõrke eest. Kui voog katkeb ja keegi ei märka, toodab süsteem vaikselt valesid andmeid.

Tasuvus ja töömaht

Minu hinnang: esimese voo valmimisaeg on üks kuni kolm nädalat, olenevalt sellest, kas liidesed on olemas. Tasuvuse arvutuse valem ja näide, kus kuus kokkuhoid on 392 eurot ja tasuvusaeg 8,5 kuud, on artiklis äriprotsesside automatiseerimine.

Üks reegel hoiab selle ausana: kirjuta enne töö algust üles, millist arvu sa taga ajad. Kas kuus kokku hoitud tundi, kadunud kannete arvu või aega, mis kulub kliendi vastuseni. Ilma selle arvuta hindab iga osapool tulemust oma tunde järgi ja projekt lõpeb vaidlusega, millel ei ole andmeid taga.

Kui tahad kaardistada, millised tööd sinu ettevõttes üldse kandidaadid on, sobib selleks AI automatiseerimise töö: üks protsess, süsteemide ühendamine ja mõõdetav tulemus. Raamatupidamise eripära on lahti kirjutatud artiklis raamatupidamise automatiseerimine, kus on ka piir, kus lõpeb tarkvara ja algab vastutus.